MESYUARAT 2

Maksud mesyuarat : Perjumpaan sekumpulan individu membincangkan sesuatu

                                    perkara atau mencapai keputusan bagi kepentingan bersama.

Mesyuarat terdiri daripada :

a)      Mesyuarat rasmi               : - Mesyuarat yang dijalankan mengikut prosedur  

    atau undang-undang tertentu dalam peraturan   

    sesebuah organisasi.

  - Segala perbincangan MESTI direkodkan.

  - Dihadiri individu terdiri daripada :

     1. Pengerusi

     2. Pencatat minit dan setiausaha

  - Contoh : Mesyuarat agung tahunan, mesyuarat

       jawatankuasa dll.

b)      Mesyuarat tidak rasmi       : - Mesyuarat tidak mengikut prosedur atau  

                                                    undang- undang tertentu dalam peraturan

  sesebuah organisasi.

- Boleh dijalankan pada bila-bila masa dan di

   mana sahaja tempat yang bersesuaian.

- Contoh : Mesyuarat tergempar, mesyuarat  

   bertindak dan sebagainya.

Persediaan Sebelum Mesyuarat

1. Perbincangan

-          Sebelum mesyuarat setiausaha akan berbincang dengan pengerusi untuk menentukan tempat, tarikh, masa dan agenda.

-          Peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda juga dirancang untuk memastikan mesyuarat berjalan lancer, teratur dan berkesan.

2. Tempahan Bilik

-          Membuat tempahan bilik mesyuarat secara bertulis kepada pegawai yang bertanggungjawab dengan memaklumkan jenis mesyuarat, tarikh, masa, mula, tamat, senarai nama ahli mesyuarat (bilangan ahli yang akan hadir), peralatan yang diperlukan, jenis minuman dan makanan.

3. Persediaan Kemudahan

-          Bilik mesyuarat perlu kemas, bersih dan mempunyai tempat duduk yang mencukupi.

-          Alat tulis, borang daftar kehadiran, minit mesyuarat yang lepas dan alat audio visual adalah antara peralatan yang perlu disediakan.

4. Notis Panggilan Mesyuarat

-          Dimaklumkan secara bersurat, dipaparkan pada papan kenyataan sesebuah organisasi atau dihebahkan dalam media massa.

-          Notis akan dikeluarkan 10 hingga 21 hari sebelum mesyuarat dijalankan.

-          Kandungan notis seperti nama kementerian, organisasi,jabatan atau pertubuhan, jenis mesyuarat, tarikh, hari, masa dan tempat.

Semasa mesyuarat

1.      setiausaha dan urus setia perlu datang awal, bawa segala peralatan.

2.      meletakkan papan penunjuk arah ke tempat mesyuarat supaya ahli mesyuarat mengetahui lokasi sebenar mesyuarat dijalankan.

3.      pastikan tempat duduk teratur dan mengikut susunan.

4.      pastikan ahli menandatangani buku daftar kehadiran.

5.      mesyuarat hendaklah dijalankan mengikut prosedur.

6.      segala perbincangan dan maklumat yang dikemukan hendaklah diminitkan oleh setiausaha atau pencatat minit.

Selepas mesyuarat

1.      bilik mesyuarat dikemaskan

2.      memungut dokumen atau laporan yang digunakan dalam mesyuarat.

3.      berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan draf minit mesyuarat dan seterusnya menyediakan minit mesyuarat untuk diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat sebelum mesyuarat seterusnya diadakan.

4.      menyimpan segala surat menyurat yang diterima ke dalam fail.

Peringkat dalam mesyuarat

1.      Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.

2.      Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.

3.      Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.

4.      Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.

5.      Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain.

6.      Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"

MESYUARAT ..MESYUARAT :D

SEMASA MESYUARAT

AWAL MESYUARAT

• Datang awal sebelum waktu mesyuarat
• Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya
• Wujudkan suasana mesyuarat yang harmoni
• Maklumkan tujuan/agenda yang hendak di capai

SEMASA PERBINCANGAN

• Beri peluang sama rata kepada ahli
• Galakkan penyertaan
• Kawal perbincangan
• Kawal perjalanan masa
• Kekalkan suasana harmonis
• Beri kesimpulan dari masa ke semasa .

DI AKHIR MESYUARAT

• Rumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui/diputuskan
• Maklumkan keputusan yang telah diambil
• Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
• Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang
• Tamatkan mesyuarat.

SELEPAS MESYUARAT

• Menyemak draf minit mesyuarat
• Menandatangani minit mesyuarat bersama setiausaha
• Memastikan setiausaha membuat follow-up dan follow-through
• Menetapkan mesyuarat susulan

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

• Mengambil kehadiran
• Mencatat minit mesyuarat

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

• Penyediaan minit –draf minit selewat-lewatnya 3 hari selepas mesyuarat
• Format minit mesyuarat –susunan mengikut agenda mesyuarat
• Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut kekananan
• Catatan perbincangan : padat , tepat, jelas
• Mengambil tindakan follow up & follow through

TINDAKANSEBELUM MESYUARAT

·         Membuat persiapan awal

·         Tiba awal

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

• Memberi sumbangan yang berkesan
• Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat

TUJUAN MESYUARAT

Asas mengapa sesuatu mesyuarat itu dijalankan:

1. Penyampaian dan pertukaran maklumat
2. Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi
3. Penyelesaian konflik/mengatasi krisis
4. Analisa halacara dan perancangan masa depan
5. Memperbaiki kerja-kerja semasa
6. Latihan dan pembangunan

PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI

•            Mempunyai agenda dan objektif yang jelas

•            Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa

•            Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa

•            Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi

•            Ahli yang hadir mempunyai kepakaran

•            Perbincangan yang diadakan secara positif

BUKU LOG :)

Tujuan buku log adalah  untuk mencatat  prosedur dan  hasil penyelidikan

serta harus menunjukkan perkembangan logik kerja‐kerja penyelidikan.  Buku log tersebut mesti diisi semasa melakukan kerja‐kerja makmal, dan 

bukanlah selepas kesemuanya selesai.  Ia haruslah diisi dengan jelas dan tepat, tetapi tidak semestinya  kemas. Seseorang penyelidik atau  penyelidik  lain  mestilah mampu  mendapatkan  hasil penyelidikan  yang sama  dengan merujuk  kepada  apa  yang telah dicatatkan  di  dalam  Buku  Log  .Buku Log adalah rekod asas dan dasar kepada kesemua idea kreatif dan usaha eksperimen penyelidik.  Kesemua catatan di dalam Buku Log  adalah penting dan memainkan peranan di dalam: 

 Menyediakan  kronologi  mengapa  kerja‐kerja  makmal 

dilakukan, bagaimanakah ia dilakukan, dan hasil / keputusan 

eksperimen yang didapati (maklumat yang boleh digunapakai 

untuk  penyelidikan  akan  datang,  dan  untuk  mengulang 

semula eksperimen sekiranya diperlukan).  

 Mengesahkan  kewujudan  harta  intelek,  dan  membuktikan 

pemilikan  harta  intelek  serta  memberi  maklumat  tentang 

tarikh harta intelek diwujudkan. 

 Membuktikan  keakuran  dengan  keperluan  piawaian seperti 

amalan makmal yang baik, akreditasi makmal atau ISO. 

 Menyediakan bukti, sekiranya berlaku tuduhan khianat, dan 

keraguan ke atas hak milik harta intelek.

Garis panduan merekod di dalam buku log

1.   Pastikan  Daftar  Perincian  Rekod  diisi  dan  telah ditandatangani. 

2.Tulis kesemua data penyelidikan HANYA di dalam Buku Log .

3.Sediakan jadual ‘Indeks’ pada halaman pertamaBuku Log Penyelidikan UMBI. Tulis  ‘indeks’ pada barisan paling atas. Sediakan 3 lajurdan label 1) Eksperimen/Aktiviti, 2)  Tarikh, dan 3) Mukasurat. 

4.Tulis HANYA dengan menggunakan pen berdakwat biru atau hitam, gunakan pen dakwat kekal untuk kesemua penulisan. Dilarang  menggunakan  pen dakwat basah (untuk mengelakkan dakwat menjadi pudar selepas buku dibiarkan lama).Penulisan  dengan  menggunakan  pensil  DILARANG sama sekali. 

5.Tulis HANYA di halaman kanan. Halaman kiriboleh digunakan untuk 

kerja‐kerja lakaran dan pengiraan. 

6. Catatan di dalam Buku Log  mestilah mempunyai tujuan atau matlamat  dan  kaedah  yang telah digunakan  di  dalam  eksperimen,  begitu  juga  dengan keputusan,  pemerhatian  dan  kesimpulan.  Jika  timbul sebarang  keraguan,  masukkan  maklumat  dengan  lebih terperinci daripada dibiarkan kosong

Tanggungjawab  utama  Pengurus  Rekod

1. Memastikan bekalan Buku Log Penyelidikan UMBI yang belum 

digunakan mencukupi. 

2.Menyelenggara Daftar Perincian Rekod Buku Log dengan mencatatkan Buku Log  yang telah  dikeluarkan  dan  yang  telah  dipulangkan.    Catatan hendaklah dilakukan supaya kesemua Buku Log dapat dikenalpasti dan diaudit. 

3. Memastikan  Buku  Log  yang telah  habis muka  surat  atau  yang  telah  tamat  penyelidikan  disimpan dengan selamat di tempat  yang  kalis  api dan  air  atau  yang setara dengannya. 

4. Membantu  Penyelia  dan  Penyelidik  untuk  mencapai tanggungjawab  mereka  berkenaan  dengan  Buku  Log  dengan  mengadakan  taklimat  tentang Tatacara  Dokumentasi  Data  Penyelidikan  atau mengadakan program  ‘ulangkaji’ (refreshment  program) tentang  perkara tersebut untuk kakitangan dan pelajar baru/semasa sekiranya diperlukan. 

5. Melaporkan  sebarang  perubahan  yang  signifikan  dalam penyelenggaraan  atau  penyimpanan  Buku  Log  kepada pengurusan tertinggi