SEMASA MESYUARAT
AWAL MESYUARAT
- Datang awal sebelum waktu mesyuarat
- Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya
- Wujudkan suasana mesyuarat yang harmoni
- Maklumkan tujuan/agenda yang hendak di capai
SEMASA PERBINCANGAN
- Beri peluang sama rata kepada ahli
- Galakkan penyertaan
- Kawal perbincangan
- Kawal perjalanan masa
- Kekalkan suasana harmonis
- Beri kesimpulan dari masa ke semasa .
DI AKHIR MESYUARAT
- Rumuskan perkara-perkara utama yang telah
dipersetujui/diputuskan
- Maklumkan keputusan yang telah diambil
- Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
- Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang
- Tamatkan mesyuarat.
SELEPAS MESYUARAT
- Menyemak draf minit mesyuarat
- Menandatangani minit mesyuarat bersama setiausaha
- Memastikan setiausaha membuat follow-up dan follow-through
- Menetapkan mesyuarat susulan
TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
- Mengambil kehadiran
- Mencatat minit mesyuarat
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
- Penyediaan minit –draf minit selewat-lewatnya 3 hari selepas
mesyuarat
- Format minit mesyuarat –susunan mengikut agenda mesyuarat
- Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut kekananan
- Catatan perbincangan : padat , tepat, jelas
- Mengambil tindakan follow up & follow through
TINDAKANSEBELUM MESYUARAT
·
Membuat persiapan awal
·
Tiba awal
TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
- Memberi sumbangan yang berkesan
- Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat
TUJUAN MESYUARAT
Asas mengapa sesuatu mesyuarat itu
dijalankan:
- Penyampaian dan pertukaran maklumat
- Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi
- Penyelesaian konflik/mengatasi krisis
- Analisa halacara dan perancangan masa depan
- Memperbaiki kerja-kerja semasa
- Latihan dan pembangunan
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
•
Mempunyai agenda dan objektif yang jelas
•
Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa
•
Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa
•
Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi
•
Ahli yang hadir mempunyai kepakaran
•
Perbincangan yang diadakan secara positif
No comments:
Post a Comment