MESYUARAT 2

Maksud mesyuarat : Perjumpaan sekumpulan individu membincangkan sesuatu

                                    perkara atau mencapai keputusan bagi kepentingan bersama.

Mesyuarat terdiri daripada :

a)      Mesyuarat rasmi               : - Mesyuarat yang dijalankan mengikut prosedur  

    atau undang-undang tertentu dalam peraturan   

    sesebuah organisasi.

  - Segala perbincangan MESTI direkodkan.

  - Dihadiri individu terdiri daripada :

     1. Pengerusi

     2. Pencatat minit dan setiausaha

  - Contoh : Mesyuarat agung tahunan, mesyuarat

       jawatankuasa dll.

b)      Mesyuarat tidak rasmi       : - Mesyuarat tidak mengikut prosedur atau  

                                                    undang- undang tertentu dalam peraturan

  sesebuah organisasi.

- Boleh dijalankan pada bila-bila masa dan di

   mana sahaja tempat yang bersesuaian.

- Contoh : Mesyuarat tergempar, mesyuarat  

   bertindak dan sebagainya.

Persediaan Sebelum Mesyuarat

1. Perbincangan

-          Sebelum mesyuarat setiausaha akan berbincang dengan pengerusi untuk menentukan tempat, tarikh, masa dan agenda.

-          Peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda juga dirancang untuk memastikan mesyuarat berjalan lancer, teratur dan berkesan.

2. Tempahan Bilik

-          Membuat tempahan bilik mesyuarat secara bertulis kepada pegawai yang bertanggungjawab dengan memaklumkan jenis mesyuarat, tarikh, masa, mula, tamat, senarai nama ahli mesyuarat (bilangan ahli yang akan hadir), peralatan yang diperlukan, jenis minuman dan makanan.

3. Persediaan Kemudahan

-          Bilik mesyuarat perlu kemas, bersih dan mempunyai tempat duduk yang mencukupi.

-          Alat tulis, borang daftar kehadiran, minit mesyuarat yang lepas dan alat audio visual adalah antara peralatan yang perlu disediakan.

4. Notis Panggilan Mesyuarat

-          Dimaklumkan secara bersurat, dipaparkan pada papan kenyataan sesebuah organisasi atau dihebahkan dalam media massa.

-          Notis akan dikeluarkan 10 hingga 21 hari sebelum mesyuarat dijalankan.

-          Kandungan notis seperti nama kementerian, organisasi,jabatan atau pertubuhan, jenis mesyuarat, tarikh, hari, masa dan tempat.

Semasa mesyuarat

1.      setiausaha dan urus setia perlu datang awal, bawa segala peralatan.

2.      meletakkan papan penunjuk arah ke tempat mesyuarat supaya ahli mesyuarat mengetahui lokasi sebenar mesyuarat dijalankan.

3.      pastikan tempat duduk teratur dan mengikut susunan.

4.      pastikan ahli menandatangani buku daftar kehadiran.

5.      mesyuarat hendaklah dijalankan mengikut prosedur.

6.      segala perbincangan dan maklumat yang dikemukan hendaklah diminitkan oleh setiausaha atau pencatat minit.

Selepas mesyuarat

1.      bilik mesyuarat dikemaskan

2.      memungut dokumen atau laporan yang digunakan dalam mesyuarat.

3.      berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan draf minit mesyuarat dan seterusnya menyediakan minit mesyuarat untuk diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat sebelum mesyuarat seterusnya diadakan.

4.      menyimpan segala surat menyurat yang diterima ke dalam fail.

Peringkat dalam mesyuarat

1.      Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.

2.      Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.

3.      Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.

4.      Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.

5.      Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain.

6.      Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"